Mẫu báo giá là biểu mẫu có sẵn bố cục, dùng để liệt kê hàng hoá hoặc dịch vụ kèm đơn giá, số lượng, thuế và tổng tiền, do bên bán gửi cho bên mua trước khi hai bên ký hợp đồng. Khác với hoá đơn, thứ chỉ phát hành sau khi giao dịch đã hoàn tất, báo giá là lời chào giá có thời hạn và bên bán vẫn giữ quyền điều chỉnh khi hết hiệu lực.
Bài này liệt kê các mục một bản báo giá cần có, giới thiệu chín mẫu Excel tải về dùng được ngay cho từng tình huống, hướng dẫn cách viết điều khoản thanh toán, và chỉ ra vì sao khách nhận báo giá xong thì im lặng.
Một bản báo giá chuyên nghiệp cần có những mục nào?
Một bản báo giá đủ dùng gồm ba nhóm thông tin: phần nhận dạng hai bên, bảng hàng hoá dịch vụ, và các điều khoản ràng buộc. Thiếu nhóm thứ ba là lý do phổ biến nhất khiến hai bên tranh cãi về sau.
| Nhóm | Các mục cần có | Vì sao không bỏ được |
|---|---|---|
| Nhận dạng | Tên và mã số thuế bên bán, tên bên mua, số báo giá, ngày lập, tên người phụ trách | Số báo giá là thứ hai bên dùng để nhắc lại khi trao đổi lần sau. Không có số thì mỗi lần sửa giá lại thành một bản trôi nổi |
| Bảng hàng hoá | Tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng, tổng cộng | Quy cách và đơn vị tính là hai cột hay bị bỏ. Đó cũng là hai chỗ khách hiểu khác bạn nhiều nhất |
| Điều khoản | Hiệu lực báo giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành, chi phí chưa bao gồm | Nhóm này quyết định bạn có bị ràng buộc bởi mức giá cũ khi thị trường đổi hay không |
Có một mục nhỏ hay bị quên: dòng ghi rõ những chi phí chưa nằm trong báo giá. Phí vận chuyển ngoài nội thành, phí lắp đặt, phí đào tạo sử dụng, phí phát sinh khi khách đổi yêu cầu giữa chừng. Viết ra trước thì đó là thoả thuận. Nói ra sau thì khách nghe như phát sinh.
Chín mẫu báo giá Excel này dùng cho trường hợp nào?
Mỗi mẫu dưới đây được dựng cho một tình huống bán hàng khác nhau, tải về là điền được ngay. Chọn đúng mẫu quan trọng hơn chọn mẫu đẹp, vì bố cục sai sẽ buộc khách phải hỏi lại.
- Mẫu báo giá sản phẩm — bán hàng hoá có mã, có quy cách rõ. Dùng khi khách so sánh theo từng dòng hàng.
- Mẫu báo giá có chiết khấu — có cột chiết khấu theo từng dòng và chiết khấu tổng. Dùng khi bán sỉ hoặc khách mua số lượng lớn.
- Mẫu báo giá dịch vụ — tính theo gói hoặc theo giờ công thay vì theo đơn vị hàng. Có chỗ mô tả phạm vi công việc.
- Mẫu báo giá cạnh tranh — đặt ba phương án cạnh nhau để khách tự chọn. Hợp khi khách đang lấy báo giá của nhiều bên.
- Mẫu báo giá theo giai đoạn — chia dự án thành các mốc, mỗi mốc một khoản thanh toán. Dùng cho việc kéo dài nhiều tháng.
- Mẫu báo giá vật tư và nhân công — tách riêng phần vật liệu với phần công thợ. Dùng cho thi công, lắp đặt, sửa chữa.
- Mẫu báo giá thuê bao — giá theo tháng hoặc theo năm, có cột phí khởi tạo. Dùng cho phần mềm và dịch vụ định kỳ.
- Mẫu báo giá song ngữ — tiếng Việt và tiếng Anh trên cùng một bản. Dùng khi khách có bộ phận duyệt ở nước ngoài.
- Mẫu báo giá gửi nhanh — rút gọn còn một trang, bỏ các mục không bắt buộc. Dùng khi khách hỏi giá qua tin nhắn và cần trả lời trong ngày.
Nếu bạn chỉ lấy một mẫu, hãy lấy mẫu báo giá cạnh tranh. Nó buộc bạn phải nghĩ ra ba phương án, và chính việc đó làm cuộc trao đổi đổi hướng: khách chuyển từ câu hỏi có mua hay không sang câu hỏi mua phương án nào.
Điều khoản thanh toán và hiệu lực nên ghi thế nào?
Hai điều khoản này quyết định phần lớn rủi ro của bên bán, nhưng lại hay được chép nguyên từ mẫu cũ mà không ai đọc lại. Cách viết gọn mà vẫn chặt là nêu ba mốc: khi nào trả, trả bao nhiêu phần, và điều gì xảy ra nếu trễ.
Hiệu lực báo giá. Ghi một khoảng thời gian cụ thể tính từ ngày lập, không ghi cho đến khi có thông báo mới. Với hàng có giá nguyên liệu biến động, khoảng hiệu lực ngắn là cách tự bảo vệ hợp lý. Hết hạn thì bạn gửi bản mới, và đó cũng là một cớ tự nhiên để gọi lại cho khách.
Điều kiện thanh toán. Nêu rõ tỷ lệ tạm ứng, thời điểm thanh toán phần còn lại, và hình thức. Với khách mới, tạm ứng là cách kiểm tra mức độ nghiêm túc mà không cần hỏi thẳng. Với khách cũ đã mua nhiều lần, nới điều kiện thanh toán lại là một hình thức ưu đãi không tốn tiền mặt.
Xử lý khi thay đổi phạm vi. Một câu ngắn cũng đủ: mọi hạng mục ngoài phạm vi đã nêu sẽ được báo giá bổ sung trước khi thực hiện. Câu này giúp bạn không phải chọn giữa việc làm không công và việc từ chối khách giữa chừng.
Vì sao khách nhận báo giá xong thì im lặng?
Im lặng sau báo giá hiếm khi có nghĩa là giá cao. Thường là bản báo giá không trả lời được câu hỏi mà người nhận phải trả lời cho cấp trên của họ. Có bốn nguyên nhân hay gặp.
- Không có phương án để so. Một con số đơn lẻ buộc người nhận phải tự đi tìm mức tham chiếu ở nơi khác. Ba phương án đặt cạnh nhau thì việc so sánh xảy ra ngay trên bản của bạn.
- Không rõ cái gì nằm trong giá. Khi người duyệt không chắc khoản nào sẽ phát sinh, cách an toàn nhất của họ là hoãn lại. Danh sách những thứ đã bao gồm và chưa bao gồm gỡ đúng nút này.
- Gửi sai người. Người hỏi giá và người ký duyệt thường là hai người. Bản báo giá viết cho người hỏi thì thiếu mất phần mà người duyệt cần.
- Không có bước tiếp theo. Báo giá kết thúc bằng tổng tiền là một ngõ cụt. Kết thúc bằng một việc cụ thể, chẳng hạn một buổi trao đổi ngắn để rà lại phạm vi, thì khách có chỗ để bước tiếp.
Một cách kiểm tra nhanh trước khi bấm gửi: đọc lại bản báo giá và tự hỏi người nhận sẽ chuyển tiếp nó cho ai. Nếu bạn không hình dung được, bản đó gần như chắc chắn sẽ nằm yên. Việc xác định đúng người có quyền quyết định thuộc về khâu sàng lọc khách hàng tiềm năng, và nó phải xong trước khi bạn ngồi xuống làm báo giá.
Nên gửi báo giá bằng Excel, PDF hay link web?
Ba cách gửi phục vụ ba mục đích khác nhau, và chọn sai thì hoặc là khách sửa được số của bạn, hoặc là khách không mở nổi tệp trên điện thoại.
| Cách gửi | Hợp khi nào | Chỗ bất lợi |
|---|---|---|
| Excel | Khách cần tự đổi số lượng để xem tổng tiền thay đổi ra sao | Công thức có thể vỡ khi mở bằng phần mềm khác, và khách sửa được đơn giá |
| Bản chốt để trình duyệt, cần giữ nguyên bố cục và không cho chỉnh | Khách muốn thử phương án khác thì phải hỏi lại bạn | |
| Link web | Khách xem trên điện thoại, và bạn muốn biết họ đã mở hay chưa | Cần có hệ thống dựng sẵn, không làm thủ công được |
Cách dùng ổn thoả nhất là gửi PDF làm bản chính và đính kèm tệp Excel cho người cần tính toán. Nhớ đặt tên tệp theo quy ước gồm tên khách, số báo giá và ngày, vì bên mua thường lưu cùng lúc nhiều bản của nhiều nhà cung cấp trong một thư mục.
Mẫu báo giá có những giới hạn nào?
Mẫu là bố cục, không phải chiến lược giá. Có ba việc mà biểu mẫu không giải quyết được, và hiểu sớm thì đỡ mất thời gian đi tìm mẫu đẹp hơn.
- Mẫu không thay được hiểu biết về nhu cầu khách. Cùng một mẫu, người nắm rõ khách cần gì sẽ điền khác hẳn người chỉ chép lại yêu cầu. Phần mô tả phạm vi công việc là chỗ lộ ra khoảng cách đó rõ nhất.
- Excel không quản được vòng đời báo giá. Khi mỗi nhân viên giữ một thư mục riêng, không ai trả lời được câu hỏi tháng này đã gửi bao nhiêu bản, bản nào sắp hết hiệu lực, bản nào chưa có ai gọi lại. Đó là giới hạn của tệp rời, không phải của mẫu.
- Bản báo giá đẹp không cứu được một mức giá sai. Nếu giá của bạn lệch xa mặt bằng mà không có lý do đi kèm, bố cục gọn gàng chỉ làm khách nhận ra điều đó nhanh hơn.
Giới hạn thứ hai là giới hạn hay gây tốn kém nhất, vì nó âm thầm. Doanh nghiệp thường chỉ phát hiện khi đối chiếu cuối quý và thấy một loạt cơ hội đã nguội mà không ai biết. Đây là lúc việc lưu báo giá nên chuyển từ thư mục sang một nơi có phần mềm CRM theo dõi vòng đời cơ hội, để mỗi bản gửi đi đều có hạn nhắc và có người chịu trách nhiệm.
Nên bắt đầu từ đâu nếu chưa có mẫu chuẩn?
Không cần dựng cả hệ thống ngay. Bốn bước dưới đây làm tuần tự trong khoảng một tháng là đủ để đội bán hàng có chung một cách làm.
- Chọn đúng hai mẫu. Một mẫu đầy đủ để trình duyệt, một mẫu rút gọn để trả lời nhanh. Nhiều hơn hai thì không ai nhớ nổi khi nào dùng cái nào.
- Khoá phần không được sửa. Trong tệp Excel, khoá các ô công thức và ô điều khoản, chỉ mở những ô cần điền. Bước nhỏ này ngăn được phần lớn lỗi sai tổng tiền.
- Đặt quy ước số báo giá và tên tệp. Ví dụ gồm năm, tháng, mã khách và số thứ tự. Quy ước này là thứ sau đó cho phép bạn tra cứu mà không cần mở từng tệp.
- Gắn báo giá vào quy trình. Định rõ báo giá được lập ở bước nào, ai duyệt trước khi gửi, và sau bao lâu thì phải gọi lại. Nếu chưa có các bước này, hãy dựng quy trình bán hàng cơ bản trước rồi mới chuẩn hoá biểu mẫu.
Làm xong bốn bước, bạn sẽ thấy câu hỏi đổi từ mẫu báo giá nào đẹp sang bản nào đang chờ phản hồi. Đó là dấu hiệu việc chuẩn hoá đã có tác dụng.
Bước tiếp theo nên làm gì?
Chín mẫu Excel ở trên giải quyết phần biểu mẫu. Phần còn lại là theo dõi: bản nào đã gửi, bản nào sắp hết hiệu lực, khách nào cần gọi lại trong tuần này. Đây là lúc một hệ thống thay được thư mục rời rạc, và nó cũng là nơi lịch sử trao đổi với từng khách được giữ lại thay vì nằm trong máy của một người.
Nếu bạn muốn xem cách theo dõi báo giá và nhắc việc tự động chạy trên dữ liệu của chính doanh nghiệp mình, đội ngũ InCard có thể dựng một buổi trình bày ngắn theo đúng quy trình bạn đang dùng. Bạn có thể đặt lịch demo để cùng rà lại một cơ hội bán hàng có thật, từ lúc hỏi giá tới lúc chốt.
