Tối ưu chi phí vận hành là việc rà soát toàn bộ khoản chi để duy trì hoạt động hằng ngày, phân loại chúng theo mức đóng góp vào doanh thu, rồi cắt hoặc thay thế những khoản không tạo ra giá trị tương xứng. Khác với cắt giảm chi phí đơn thuần, việc tối ưu chấp nhận tăng chi ở một số chỗ nếu khoản tăng đó làm giảm nhiều hơn ở chỗ khác.
Bài này trình bày cách phân loại ba nhóm chi phí, bốn khoản chi ẩn hay bị bỏ sót, công thức tính khoản tiết kiệm thật, và ba chỗ mà việc cắt giảm thực ra là cắt nhầm.
Nên phân loại chi phí vận hành thành mấy nhóm?
Ba nhóm dưới đây giúp bạn biết khoản nào được phép động vào. Danh sách chi phí không phân loại thì mọi cuộc họp về cắt giảm đều quay về chỗ cắt thứ dễ cắt nhất chứ không phải thứ nên cắt.
| Nhóm | Đặc điểm | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Giữ cho hoạt động | Mặt bằng, lương cơ bản, điện nước, phần mềm bắt buộc | Chỉ tối ưu bằng đàm phán lại hợp đồng, không cắt bỏ |
| Tạo ra doanh thu | Quảng cáo, hoa hồng bán hàng, chi phí thu hút khách | Đo theo doanh thu mang lại, cắt phần không hiệu quả và tăng phần hiệu quả |
| Phát sinh do cách làm | Giờ làm thêm, chi phí sửa sai, tồn kho ứ đọng, trùng lặp công việc | Đây là nhóm nên xử lý trước, vì nó là hệ quả của quy trình chứ không phải nhu cầu thật |
Nhóm thứ ba là nhóm ít được nhìn thấy nhất vì nó không có một dòng riêng trong bảng kế toán. Nó nằm rải trong lương, trong giờ làm thêm và trong các khoản bồi thường khách. Tìm ra nó thường mang lại nhiều hơn việc đàm phán lại giá thuê mặt bằng.
Bốn chi phí ẩn nào hay bị bỏ sót?
Những khoản dưới đây không xuất hiện thành một dòng nào cả, nên chúng tồn tại nhiều năm mà không ai đặt câu hỏi.
- Thời gian nhập liệu trùng lặp. Cùng một đơn hàng được gõ lại ở ba nơi: tin nhắn, bảng tính, phần mềm kế toán. Hãy đếm số lần một thông tin bị nhập lại trong quy trình của bạn.
- Chi phí sửa sai. Giao nhầm hàng, báo sai giá, đặt nhầm lịch. Ngoài khoản đền bù trực tiếp còn có thời gian xử lý và phần khách mất đi.
- Cơ hội rơi ngoài giờ. Khách nhắn tin buổi tối không ai trả lời. Khoản này không bao giờ xuất hiện trong báo cáo vì nó là doanh thu chưa từng tồn tại.
- Phần mềm trả tiền nhưng ít dùng. Các công cụ mua theo đợt rồi quên. Rà lại danh sách thanh toán định kỳ thường cho vài phát hiện bất ngờ.
Khoản thứ ba thường lớn nhất và khó chấp nhận nhất, vì nó đòi hỏi bạn phải thừa nhận rằng đã mất những khách mình chưa từng biết. Cách ước lượng: đếm số tin nhắn đến ngoài giờ trong một tháng, nhân với tỷ lệ chuyển đổi trung bình của các liên hệ trong giờ, rồi nhân với giá trị trung bình một đơn.
Tính khoản tiết kiệm thật bằng công thức nào?
Nhiều đề xuất tự động hoá được trình bày bằng số giờ tiết kiệm được, nhưng số giờ không phải tiền cho tới khi nó chuyển thành một trong ba thứ cụ thể.
Công thức để bạn thay số của mình: lấy số giờ tiết kiệm mỗi tháng nhân với chi phí một giờ làm việc của vị trí đó. Nhưng chỉ tính là tiết kiệm thật khi phần thời gian giải phóng được dùng vào việc tạo ra doanh thu, hoặc khi nó giúp bạn không phải tuyển thêm người, hoặc khi nó giảm giờ làm thêm đang phải trả.
Nếu không rơi vào ba trường hợp trên, phần thời gian tiết kiệm sẽ tự động bị lấp đầy bởi việc khác và không có khoản tiền nào thật sự giảm. Đây là chỗ nhiều dự án tự động hoá bị đánh giá sai ngay từ khâu đề xuất.
Ở phía chi, cần tính đủ ba khoản: tiền mua hoặc thuê công cụ, công triển khai ban đầu, và công duy trì hàng tháng. Khoản thứ ba hay bị bỏ và thường là khoản khiến tính toán ban đầu trở nên sai lệch sau vài tháng.
Nên bắt đầu rà soát từ đâu?
Rà từ trên xuống theo giá trị khoản chi là cách làm quen thuộc nhưng không hiệu quả nhất. Cách cho kết quả nhanh hơn là rà theo quy trình.
- Vẽ lại một quy trình từ đầu tới cuối. Chọn quy trình chạy nhiều nhất, ví dụ từ lúc khách hỏi tới lúc giao hàng xong. Ghi từng bước, ai làm, mất bao lâu.
- Đánh dấu các bước lặp lại. Thông tin nào được nhập nhiều hơn một lần, bước nào chỉ để chuyển giấy tờ từ người này sang người kia.
- Đánh dấu các bước chờ. Khoảng thời gian không ai làm gì mà việc vẫn nằm đó. Thời gian chờ thường dài hơn thời gian làm nhiều lần.
- Chọn một bước để sửa. Bước có nhiều lặp lại nhất hoặc nhiều chờ nhất. Chỉ sửa một bước thì mới đo được tác dụng.
Việc vẽ lại quy trình thường tự nó đã cho vài phát hiện, kể cả trước khi thay đổi gì. Rất nhiều bước tồn tại chỉ vì trước đây từng có lý do, và lý do đó đã biến mất từ lâu.
Ba chỗ nào cắt chi phí là cắt nhầm?
Ba khoản dưới đây khi cắt sẽ cho kết quả đẹp trong quý này và hoá đơn đắt hơn ở các quý sau.
- Cắt chi phí giữ chân khách cũ. Đây là khoản dễ cắt nhất vì không ai phản đối ngay. Hậu quả xuất hiện sau vài tháng dưới dạng tỷ lệ rời bỏ tăng, và chi phí tìm khách mới để bù lại luôn cao hơn.
- Cắt việc ghi chép và lưu trữ dữ liệu. Bỏ bớt các bước ghi nhận để tiết kiệm thời gian sẽ làm mất khả năng truy lại khi có sự cố, và mất luôn cơ sở để cải thiện về sau.
- Cắt đào tạo người mới. Rút ngắn giai đoạn kèm cặp làm người mới mất nhiều tháng hơn để đạt năng suất, và tỷ lệ nghỉ việc sớm tăng lên.
Điểm chung của ba khoản này là chúng đều có độ trễ. Chi phí giảm ngay lập tức còn hậu quả xuất hiện sau vài tháng, nên mối liên hệ giữa hai việc thường không được nhận ra.
Tự động hoá giúp giảm chi phí ở đâu là thật?
Không phải mọi việc tự động hoá đều mang lại tiết kiệm. Bốn loại việc dưới đây là nơi con số thường đúng với dự tính.
- Việc lặp lại nhiều lần với quy tắc rõ ràng. Chuyển thông tin giữa hai hệ thống, gửi xác nhận, nhắc lịch. Đây là nhóm dễ tính toán nhất.
- Việc phải làm ngoài giờ. Tiếp nhận yêu cầu ban đêm không đòi hỏi tăng ca, và nó cứu được những cơ hội vốn sẽ mất.
- Việc có sai sót do thủ công. Nhập lại số liệu bằng tay luôn có tỷ lệ sai. Tự động hoá khâu này giảm chi phí sửa sai chứ không chỉ giảm thời gian.
- Việc tổng hợp số liệu định kỳ. Báo cáo hàng tuần ghép từ nhiều nguồn thường tốn nhiều giờ của người có lương cao nhất trong đội.
Ngược lại, những việc cần phán đoán theo tình huống, thương lượng hoặc xử lý ngoại lệ thì chi phí duy trì thường vượt phần tiết kiệm. Cách chọn công cụ cho từng loại việc được bàn ở bài về công cụ AI cho doanh nghiệp.
Tối ưu chi phí có những giới hạn nào?
Ba giới hạn dưới đây nên được nói ra ngay từ đầu để tránh kỳ vọng sai, vì phần lớn thất vọng với các dự án tối ưu đều bắt nguồn từ việc không ai nhắc tới chúng lúc lập kế hoạch.
- Có một mức sàn không vượt qua được. Sau khi đã cắt hết phần dư thừa, việc tiếp tục cắt sẽ bắt đầu ăn vào năng lực phục vụ. Nhận ra mức sàn này sớm giúp bạn chuyển trọng tâm sang tăng doanh thu.
- Tối ưu không cứu được mô hình kinh doanh sai. Nếu giá bán không đủ bù chi phí ngay cả khi vận hành gọn nhất, vấn đề nằm ở giá hoặc ở sản phẩm.
- Thay đổi quy trình luôn có chi phí chuyển đổi. Giai đoạn đầu thường chậm hơn và nhiều lỗi hơn cách cũ. Cần tính khoảng thời gian này vào kế hoạch thay vì coi lợi ích có ngay từ ngày đầu.
Giới hạn thứ ba hay khiến các dự án bị dừng giữa chừng. Khi tháng đầu tiên cho kết quả kém hơn cách cũ, quyết định quay lại được đưa ra trước khi hệ thống kịp ổn định.
Đo kết quả tối ưu bằng chỉ số nào?
Tổng chi phí giảm là con số cuối nhưng nó chịu ảnh hưởng của quá nhiều yếu tố. Ba chỉ số dưới đây phản ánh đúng phần bạn tác động được.
| Chỉ số | Cách tính | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Chi phí trên mỗi đơn hàng | Tổng chi phí vận hành chia số đơn trong kỳ | Cho biết bạn có đang làm gọn hơn hay chỉ đang bán ít đi |
| Thời gian hoàn thành một quy trình | Từ lúc khách hỏi tới lúc giao xong, tính trung bình | Đo trực tiếp phần cải thiện do bỏ bớt bước chờ |
| Tỷ lệ việc phải làm lại | Số đơn phải sửa hoặc xử lý lại, chia tổng số đơn | Phản ánh chi phí sửa sai, khoản ẩn lớn nhất ở phần lớn doanh nghiệp |
Nên lấy mốc của một quý trước khi thay đổi. Không có mốc thì mọi con số sau đó đều không trả lời được câu hỏi việc này có đáng làm hay không, và các cuộc tranh luận sẽ quay về cảm nhận cá nhân.
Đàm phán lại các khoản chi cố định thế nào?
Nhóm chi phí giữ cho hoạt động không cắt bỏ được, nhưng gần như khoản nào cũng đàm phán lại được nếu bạn có chuẩn bị. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ chưa từng thử vì mặc định rằng giá đã cố định.
- Rà lại toàn bộ khoản thanh toán định kỳ. Liệt kê mọi thứ trừ tiền hằng tháng hoặc hằng năm, kèm ngày gia hạn. Danh sách này thường dài hơn dự đoán và có vài mục không ai còn dùng.
- Đàm phán trước ngày gia hạn, không phải sau. Sau khi đã tự động gia hạn thì bạn mất hết lợi thế trong suốt kỳ tiếp theo.
- Đổi kỳ thanh toán lấy mức giá. Trả theo năm thay vì theo tháng thường đổi được mức tốt hơn, nhưng chỉ nên làm với công cụ bạn chắc chắn còn dùng lâu dài.
- Hỏi thẳng về gói phù hợp hơn. Nhiều doanh nghiệp đang trả cho gói có nhiều tính năng hơn mức thật sự dùng, đơn giản vì họ chọn gói đó từ lâu và chưa xem lại.
Nên đặt một buổi rà soát cố định mỗi năm cho toàn bộ danh sách này. Đây là loại công việc không ai nhớ tự làm, và cũng là loại cho kết quả ngay mà không ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ khách.
Một khoản chi phí ẩn khác là việc liên tục đổi công cụ theo các bản phát hành mới mà không đo lại hiệu quả. Bốn tình huống thật sự nên đổi được liệt kê trong bài mô hình AI mới có cần đổi theo.
Bước tiếp theo nên làm gì?
Nếu bạn đã vẽ lại được một quy trình và đánh dấu các bước lặp, việc còn lại là chọn đúng một bước để tự động hoá trước. Với phần lớn doanh nghiệp bán hàng, bước tốn kém nhất thường nằm ở chỗ thông tin đơn hàng phải nhập lại giữa các kênh, và cách xử lý được bàn trong bài về bán hàng đa kênh và quản lý tồn kho.
Cách nối các hệ thống rời rạc lại với nhau để thông tin không phải nhập lại bằng tay được trình bày trong nền tảng tự động hoá.
Đội ngũ InCard có thể cùng bạn rà lại một quy trình có thật của doanh nghiệp mình, chỉ ra các bước lặp và ước tính phần tiết kiệm theo đúng công thức ở trên. Bạn có thể đặt lịch demo để cùng đi qua quy trình đó từ đầu tới cuối.
