Khai báo tạm trú cho người nước ngoài là nghĩa vụ của cơ sở lưu trú: khi khách nước ngoài đến ở, người quản lý cơ sở phải kiểm tra hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế trước khi cho ở, rồi khai báo tạm trú với công an nơi có cơ sở, qua môi trường điện tử hoặc bằng phiếu khai báo. Khách người Việt cũng phải được thông báo lưu trú, theo một quy định riêng trong Luật Cư trú.
Bài này dành cho chủ và người vận hành khách sạn nhỏ, homestay, căn hộ dịch vụ. Nội dung tóm tắt các quy định hiện hành về khai báo lưu trú, chỉ ra những chỗ hay sai khi khách đến khuya, và cách tổ chức thu giấy tờ để khai báo đúng hạn mà không cần người thức trực. Thông tin pháp lý được đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật, cập nhật ngày 25/10/2026.
Khai báo tạm trú cho người nước ngoài được quy định ở đâu?
Quy định nằm ở Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam (Luật số 47/2014/QH13). Điều này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 23/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 15/08/2023. Theo nội dung sau khi sửa đổi:
- Người nước ngoài khai báo tạm trú thông qua người quản lý cơ sở lưu trú, với công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm công an nơi có cơ sở.
- Cơ sở phải yêu cầu khách xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, cùng giấy tờ liên quan đến cư trú tại Việt Nam, trước khi đồng ý cho khách ở.
- Việc khai báo thực hiện qua môi trường điện tử hoặc phiếu khai báo tạm trú.
- Nếu khai báo bằng phiếu, người quản lý cơ sở ghi đầy đủ thông tin và chuyển đến công an nơi có cơ sở trong thời hạn 12 giờ, hoặc 24 giờ với địa bàn vùng sâu, vùng xa, kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở.
- Khách nước ngoài thay đổi nơi tạm trú, tạm trú ngoài địa chỉ ghi trong thẻ thường trú, hoặc có thay đổi thông tin hộ chiếu cũng phải khai báo lại.
Khách người Việt thì thông báo lưu trú thế nào?
Với khách là công dân Việt Nam, cơ sở thực hiện thông báo lưu trú theo Điều 30 Luật Cư trú (Luật số 68/2020/QH14). Điều này đã được sửa đổi bởi Luật số 118/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Theo nội dung hiện hành:
- Khi có người lưu trú qua đêm, cơ sở lưu trú du lịch và các cơ sở lưu trú khác có trách nhiệm thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú.
- Nội dung thông báo gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu, lý do lưu trú, thời gian lưu trú và địa chỉ lưu trú.
- Thời hạn: trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú. Nếu khách đến sau 23 giờ, thông báo trước 08 giờ sáng ngày hôm sau.
- Bộ trưởng Bộ Công an quy định chi tiết cách thông báo lưu trú.
| Khách người Việt | Khách nước ngoài | |
|---|---|---|
| Căn cứ | Điều 30 Luật Cư trú, sửa đổi bởi Luật 118/2025/QH15 | Điều 33 Luật 47/2014/QH13, sửa đổi bởi Luật 23/2023/QH15 |
| Thời hạn | Trước 23 giờ; khách đến sau 23 giờ thì trước 08 giờ sáng hôm sau | Nếu dùng phiếu: 12 giờ kể từ khi khách đến (24 giờ ở vùng sâu, vùng xa) |
| Giấy tờ cần có | Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu | Hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế, giấy tờ cư trú; kiểm tra trước khi cho ở |
| Kênh | Theo quy định của Bộ Công an | Môi trường điện tử hoặc phiếu khai báo |
Kênh khai báo cụ thể đang áp dụng có thể khác nhau theo địa phương. Hãy hỏi công an phường, xã nơi đặt cơ sở về cách khai báo đang được chấp nhận, đặc biệt nếu cơ sở mới mở hoặc mới chuyển địa điểm.
Khách đến khuya thì những chỗ nào hay sai?
Quy định không khó hiểu. Sai sót thường đến từ thứ tự công việc khi không có ai gặp khách:
- Trao mã cửa trước, thu giấy tờ sau. Khách vào phòng lúc 1 giờ sáng, sáng sớm đã ra ngoài, cơ sở không còn cơ hội xem hộ chiếu. Với khách nước ngoài, luật yêu cầu kiểm tra giấy tờ trước khi cho ở, nên thứ tự này sai ngay từ đầu.
- Nhận ảnh giấy tờ qua tin nhắn rồi để đó. Ảnh nằm trong đoạn chat của chủ nhà, đến lúc khai báo mới tìm lại, có khi đã quá thời hạn.
- Gõ tay số hộ chiếu và ngày sinh lúc nửa đêm. Đây là chỗ sai sót nhiều nhất, và cũng là chỗ hay bỏ sót việc đối chiếu hạn visa với ngày trả phòng.
- Không ai chịu trách nhiệm ca đêm. Chủ nhà nghĩ lễ tân sáng hôm sau sẽ khai báo, lễ tân nghĩ chủ nhà đã làm.
Quy trình thu giấy tờ và khai báo đúng hạn khi không có lễ tân trực đêm
- Thu giấy tờ trước khi trao mã cửa. Đặt điều kiện cứng: khách chỉ nhận mã phòng sau khi đã gửi hộ chiếu, visa hoặc căn cước hợp lệ. Đây là bước quan trọng nhất, và với khách nước ngoài thì đây chính là yêu cầu của luật.
- Đọc và kiểm tra dữ liệu ngay lúc nhận. Họ tên, ngày sinh, số giấy tờ, quốc tịch, ngày hết hạn hộ chiếu và visa. Nếu visa hết hạn trước ngày trả phòng hoặc thông tin không khớp đặt phòng, dừng lại và chuyển cho người phụ trách, không trao mã.
- Lưu dữ liệu ở một chỗ, đúng định dạng cần cho khai báo, thay vì để ảnh rải rác trong tin nhắn.
- Chỉ định người khai báo và mốc giờ. Ví dụ: khách nước ngoài đến trong đêm thì người trực sáng khai báo trước 8 giờ, để vẫn trong thời hạn kể cả khi phải dùng phiếu.
- Quy định lưu và xoá ảnh giấy tờ. Ảnh hộ chiếu là dữ liệu cá nhân: cần ghi rõ ai được xem, lưu bao lâu, xoá khi nào.
Công cụ tự động giúp được phần nào, phần nào vẫn là việc của cơ sở?
Một luồng tự nhận phòng trên điện thoại khách giúp được bước 1 đến bước 3: khách chụp hộ chiếu và visa ngay trên điện thoại, hệ thống đọc dữ liệu, đối chiếu hạn visa với ngày trả phòng, và chỉ trao mã khi giấy tờ hợp lệ. Dữ liệu đến tay cơ sở ở dạng đã bóc tách, sẵn sàng để khai báo.
Phần còn lại vẫn là của cơ sở: nghĩa vụ khai báo thuộc về người quản lý cơ sở lưu trú, và việc gửi khai báo qua kênh công an chấp nhận vẫn do người phụ trách thực hiện. Công cụ không thay cơ sở làm việc này, chỉ giúp làm nhanh và ít sai hơn. Bài AI self check-in là gì mô tả chi tiết bước đọc giấy tờ, còn bài check-in ngoài giờ so sánh năm cách đón khách đến khuya.
Một căn hộ dịch vụ có nhiều khách quốc tế đang làm thế nào?
Weal Apartment, chuỗi căn hộ dịch vụ nhiều cơ sở ở Đà Nẵng, có nhiều khách quốc tế đến theo chuyến bay đêm. InCard cùng Weal dựng luồng tự nhận phòng bốn bước: tìm đặt phòng, quét hộ chiếu hoặc visa, đặt cọc qua VietQR, rồi nhận số phòng và mã hộp khoá. Khi giấy tờ không khớp đặt phòng, luồng dừng lại và chuyển cho người kiểm tra. Việc khai báo tạm trú vẫn do cơ sở thực hiện.
Luồng đã chạy và đã thử bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Hàn. Quy định lưu trữ giấy tờ và người tiếp nhận khi khách cần hỗ trợ đang được chốt, nên số liệu vận hành sẽ được cập nhật sau giai đoạn chạy thử. Xem video demo ở case study Weal Apartment.
Câu hỏi thường gặp về khai báo lưu trú
Homestay vài phòng có phải khai báo tạm trú cho khách nước ngoài không?
Có. Quy định áp dụng cho cơ sở lưu trú, không phân biệt quy mô. Homestay, căn hộ dịch vụ, nhà nghỉ đều thuộc diện phải khai báo khi có khách nước ngoài đến ở.
Khách đã tự khai báo ở nơi khác thì cơ sở còn phải khai báo không?
Luật quy định khách nước ngoài thay đổi nơi tạm trú thì phải khai báo tạm trú lại thông qua cơ sở lưu trú mới. Vì vậy mỗi cơ sở khách đến ở đều cần khai báo.
Có thể khai báo trực tuyến không?
Có. Luật hiện hành cho phép khai báo tạm trú cho người nước ngoài qua môi trường điện tử, bên cạnh phiếu khai báo. Kênh trực tuyến cụ thể và cách đăng ký tài khoản cho cơ sở nên hỏi công an địa phương hoặc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi đặt cơ sở.
Thông tin trong bài có thay cho tư vấn pháp lý không?
Không. Bài tóm tắt văn bản hiện hành để cơ sở tổ chức quy trình. Văn bản mới nhất và hướng dẫn của công an địa phương là căn cứ cuối cùng.
Nên bắt đầu từ đâu?
Kiểm tra lại thứ tự công việc khi khách đến khuya: giấy tờ có đến tay cơ sở trước khi khách nhận mã cửa hay không. Nếu chưa, hãy sửa thứ tự này trước, bằng tin nhắn hướng dẫn chuẩn hoặc bằng một luồng tự nhận phòng. Trang AI Agent cho khách sạn và du lịch có lịch workshop miễn phí để cùng bạn xem lại quy trình nhận phòng hiện tại.