Công cụ AI cho doanh nghiệp là các phần mềm dùng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ công việc hằng ngày, từ soạn nội dung, trả lời khách, tóm tắt tài liệu, phân tích số liệu tới nối các hệ thống lại với nhau. Khác với phần mềm truyền thống vốn chạy theo quy tắc cố định, nhóm công cụ này xử lý được cả đầu vào không có cấu trúc như câu hỏi viết tự do hay tài liệu dạng văn bản.
Bài này chia các công cụ thành năm nhóm, nêu năm tiêu chí chọn, trả lời câu hỏi bản miễn phí đủ dùng tới đâu, và chỉ ra bốn chỗ doanh nghiệp nhỏ hay tốn tiền mà không thu lại được gì.
Công cụ AI chia thành năm nhóm nào?
Phân nhóm theo công việc chứ không theo tên gọi giúp bạn tránh mua trùng chức năng; trước khi lựa chọn, bạn có thể tham khảo so sánh InCard với các nền tảng AI khác để đối chiếu tính năng và mức độ phù hợp. Rất nhiều doanh nghiệp đang trả tiền cho ba công cụ cùng làm một việc.
| Nhóm | Làm việc gì | Ai trong doanh nghiệp dùng |
|---|---|---|
| Tạo nội dung | Soạn bản nháp, viết biến thể, tạo hình ảnh minh hoạ | Bộ phận tiếp thị và bán hàng |
| Trò chuyện với khách | Trả lời câu hỏi lặp lại, tiếp nhận yêu cầu ngoài giờ | Bộ phận chăm sóc khách hàng |
| Xử lý tài liệu | Tóm tắt, trích thông tin từ hợp đồng và hoá đơn | Hành chính, kế toán, pháp chế |
| Phân tích số liệu | Gom số từ nhiều nguồn, chỉ ra thay đổi bất thường | Quản lý và chủ doanh nghiệp |
| Nối hệ thống | Chuyển dữ liệu giữa các phần mềm, chạy quy trình tự động | Vận hành, thường cần người có hiểu biết kỹ thuật |
Nhóm thứ năm là nhóm ít hào nhoáng nhất nhưng thường mang lại tiết kiệm rõ nhất, vì nó tấn công đúng chỗ nhập liệu trùng lặp. Nhóm thứ nhất ngược lại, dễ thấy kết quả ngay nhưng phần tiết kiệm khó quy thành tiền.
Nên chọn công cụ theo năm tiêu chí nào?
Danh sách tính năng là thứ dễ so sánh nhất và cũng ít liên quan nhất tới việc công cụ có hữu ích hay không. Năm tiêu chí dưới đây dự báo tốt hơn.
- Nối được vào dữ liệu bạn đang có. Một công cụ mạnh nhưng không đọc được dữ liệu của bạn thì chỉ dùng được cho việc chung chung. Đây là tiêu chí loại bỏ đầu tiên.
- Người trong đội dùng được mà không cần đào tạo dài. Nếu chỉ một người biết dùng, công cụ sẽ ngừng hoạt động khi người đó bận hoặc nghỉ.
- Có cách kiểm tra kết quả. Xem lại được hệ thống đã làm gì, dựa trên nguồn nào. Không kiểm tra được thì không dùng cho việc quan trọng được.
- Chính sách dữ liệu rõ ràng. Dữ liệu bạn đưa vào được lưu ở đâu, ai xem được, có dùng để huấn luyện tiếp hay không.
- Lấy lại được dữ liệu khi ngừng dùng. Hỏi trước khi ký, không hỏi lúc muốn rời đi.
Tiêu chí thứ nhất loại bỏ được phần lớn lựa chọn ngay từ đầu và tiết kiệm rất nhiều thời gian dùng thử. Nên hỏi câu này trong buổi làm việc đầu tiên với mọi nhà cung cấp.
Bản miễn phí đủ dùng tới đâu?
Với nhiều việc, bản miễn phí đủ để bắt đầu và đủ để biết bạn có thật sự cần bản trả phí hay không. Ranh giới thường nằm ở bốn chỗ.
- Khối lượng công việc. Bản miễn phí thường giới hạn số lượt dùng mỗi ngày hoặc mỗi tháng. Với người dùng lẻ thì đủ, với cả đội thì nhanh chạm trần.
- Quyền dùng cho mục đích thương mại. Đặc biệt quan trọng với công cụ tạo hình ảnh. Cần đọc điều khoản trước khi dùng cho tài liệu bán hàng.
- Cách dữ liệu được xử lý. Nhiều bản miễn phí có chính sách dữ liệu khác bản trả phí. Đây là lý do chính không nên đưa dữ liệu khách hàng vào bản miễn phí.
- Khả năng phân quyền và ghi nhật ký. Gần như luôn là tính năng của bản trả phí, và nó cần thiết khi nhiều người cùng dùng.
Cách làm thực dụng: dùng bản miễn phí trong một tháng cho đúng một việc, đo thời gian tiết kiệm được, rồi quyết định. Trả tiền trước khi biết mình dùng vào việc gì là nguyên nhân phổ biến nhất của các khoản chi lãng phí.
Bốn chỗ nào hay tốn tiền mà không thu lại được gì?
Bốn sai lầm dưới đây đều rất phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ, và điều đáng nói là cả bốn đều nhận ra được trước khi tiêu đồng nào, chỉ cần dừng lại đặt đúng một câu hỏi.
- Mua vì tính năng nghe hay chứ không vì một việc cụ thể. Nếu bạn không nói được công cụ này sẽ thay thế bước nào trong quy trình hiện tại, đừng mua.
- Mua nhiều công cụ cùng làm một việc. Thường xảy ra khi mỗi bộ phận tự mua riêng. Một buổi rà soát danh sách thanh toán định kỳ mỗi năm thường phát hiện ra vài trường hợp.
- Trả theo năm cho thứ chưa dùng thử. Mức giá theo năm luôn hấp dẫn hơn, nhưng nó chỉ đáng khi bạn đã chắc chắn sẽ dùng lâu dài.
- Không tính công duy trì. Mọi công cụ đều cần người cập nhật tài liệu, sửa cấu hình và xử lý khi hỏng. Bỏ qua khoản này làm mọi tính toán ban đầu trở nên sai.
Sai lầm thứ tư là sai lầm tốn kém nhất về lâu dài, vì nó không xuất hiện thành một hoá đơn. Cách tính đầy đủ cả ba phần chi phí được trình bày trong bài về tối ưu chi phí vận hành.
Nên tự dựng hay dùng công cụ có sẵn?
Câu hỏi này thường được đặt quá sớm, trước khi có đủ thông tin để trả lời. Nguyên tắc chung là dùng có sẵn để học, tự dựng khi đã biết chính xác mình cần gì.
Ba dấu hiệu cho thấy nên cân nhắc tự dựng:
- Chi phí thuê đã vượt xa chi phí tự vận hành. Thường xảy ra khi khối lượng công việc lớn và ổn định trong thời gian dài.
- Nhu cầu của bạn thật sự khác biệt. Không có công cụ nào trên thị trường làm được việc đó, chứ không phải chúng làm được nhưng không đúng ý.
- Dữ liệu không được phép rời khỏi hệ thống nội bộ. Đây là lý do chính đáng nhất, thường xuất phát từ yêu cầu về bảo mật hoặc từ ràng buộc của khách hàng lớn.
Ngược lại, nếu lý do tự dựng là để tiết kiệm phí thuê, hãy tính lại có tính cả công bảo trì, công cập nhật khi nền tảng thay đổi và rủi ro khi người phụ trách nghỉ việc. Với hướng tự dựng, công cụ hay được nhắc tới nhất là n8n, và các cân nhắc cụ thể nằm trong bài về n8n và khi nào không nên tự dựng.
Đưa công cụ vào đội ngũ thế nào để họ dùng thật?
Rào cản lớn nhất không phải kỹ thuật mà là thói quen. Công cụ mua về rồi không ai dùng là kết cục phổ biến hơn nhiều so với công cụ chạy sai.
- Bắt đầu từ việc gây khó chịu nhất. Chọn công việc mà chính đội đã phàn nàn, không chọn việc bạn nghĩ là quan trọng. Động lực sẵn có quan trọng hơn mọi lời thuyết phục.
- Để một người dùng trước và kể lại. Một đồng nghiệp nói công cụ này giúp tôi đỡ được việc gì thuyết phục hơn một buổi giới thiệu chính thức.
- Đặt công cụ vào nơi họ đang làm việc. Nếu phải mở thêm một trang khác để dùng, tỷ lệ sử dụng giảm mạnh.
- Đo và chia sẻ kết quả. Cho đội thấy phần thời gian đã tiết kiệm được, bằng con số của chính họ.
Nên tránh việc triển khai đồng loạt cho cả công ty ngay từ đầu. Một nhóm nhỏ dùng tốt rồi lan ra tự nhiên cho kết quả bền hơn một đợt đào tạo lớn rồi ai về chỗ nấy.
Công cụ AI có những giới hạn chung nào?
Bốn giới hạn dưới đây đúng với gần như mọi công cụ trong nhóm này, bất kể nhà cung cấp.
- Có thể trả lời sai với giọng chắc chắn. Đây là đặc tính của công nghệ chứ không phải lỗi của một sản phẩm cụ thể. Mọi thông tin quan trọng đều cần người kiểm chứng.
- Chất lượng phụ thuộc vào dữ liệu bạn đưa vào. Tài liệu nội bộ lộn xộn thì kết quả cũng lộn xộn, và không có cấu hình nào bù lại được.
- Kết quả không ổn định tuyệt đối. Cùng một câu hỏi có thể cho hai câu trả lời hơi khác nhau. Với việc cần kết quả giống hệt mỗi lần, nên dùng phần mềm chạy theo quy tắc.
- Chi phí tăng theo mức sử dụng. Khác với phần mềm mua đứt, phần lớn công cụ nhóm này tính theo lượng dùng, nên cần theo dõi để không bị bất ngờ.
Giới hạn thứ ba hay bị bỏ qua khi chọn công cụ cho các việc không được phép sai một chữ số nào, như tính toán số liệu kế toán. Với những việc đó, cách đúng là để công cụ chuẩn bị đầu vào còn phép tính do phần mềm chuyên dụng thực hiện.
Nên bắt đầu từ đâu với ngân sách nhỏ?
Bốn bước dưới đây làm trong một tháng và gần như không tốn chi phí ở giai đoạn đầu.
- Liệt kê việc lặp lại của từng bộ phận. Hỏi trực tiếp đội: việc gì làm đi làm lại mà không cần suy nghĩ. Danh sách này là điểm xuất phát.
- Chọn một việc duy nhất. Lặp lại nhiều, quy tắc rõ, sai sót không gây hậu quả nghiêm trọng.
- Thử bằng bản miễn phí trong một tháng. Đo thời gian trước và sau, ghi lại các lỗi gặp phải.
- Quyết định dựa trên số liệu. Trả phí nếu phần tiết kiệm vượt chi phí, dừng nếu không. Cả hai kết luận đều có giá trị.
Đừng bỏ qua bước cuối. Việc dám dừng một thử nghiệm không hiệu quả là thứ giữ cho ngân sách không bị bào mòn bởi những công cụ mua rồi để đó.
Nên ghi lại kết quả của mỗi lần thử vào một trang chung, kể cả những lần không thành công. Sau vài tháng, trang này ngăn được việc cả đội thử lại đúng thứ đã bỏ, và nó cũng cho thấy loại việc nào ở doanh nghiệp bạn thật sự hợp với công cụ. Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ, loại việc đó thường nằm ở khâu tiếp nhận thông tin đầu vào và khâu tổng hợp số liệu, chứ không nằm ở những khâu được quảng cáo nhiều nhất.
Nếu danh sách việc lặp lại của bạn nằm gọn trong các hệ thống do doanh nghiệp tự quản, nhóm công cụ tự thao tác trong phần mềm có thể xử lý được nhiều hơn một công cụ sinh nội dung thông thường. Ranh giới quyền cần đặt trước khi dùng chúng nằm ở bài agent AI thao tác máy tính.
Khi danh sách công cụ đã ổn định, việc tiếp theo là đánh giá mức phụ thuộc vào từng nhà cung cấp. Ba câu hỏi đo nhanh mức phụ thuộc đó nằm ở bài phụ thuộc nhà cung cấp AI.
Với việc viết nội dung, cách dùng AI hiệu quả nằm ở prompt đủ thông tin và quy trình duyệt. Xem hướng dẫn chi tiết ở bài viết content bằng AI.
Bước tiếp theo nên làm gì?
Nếu bạn đã có danh sách việc lặp lại và đã thử một công cụ, nút thắt tiếp theo thường là các công cụ rời rạc không nói chuyện được với nhau. Khi đó mỗi công cụ giải quyết một phần nhưng thông tin vẫn phải chuyển tay giữa chúng.
Cách nối các phần lại thành một luồng chạy liên tục được trình bày trong nền tảng tự động hoá, gồm cả phần phân quyền và ghi nhật ký cho các việc có ảnh hưởng tới dữ liệu thật.
Đội ngũ InCard có thể cùng bạn rà lại danh sách công cụ đang dùng, chỉ ra chỗ trùng chức năng và chỗ còn thiếu. Bạn có thể đặt lịch demo để cùng đi qua một quy trình thật và xem nó cần những gì.
